Grevex Mail
Grevex Mail und E-Mail-Integration
Projektarbeit beginnt oft in E-Mails: Kundenanfragen, interne Abstimmungen, Freigaben, Rückfragen oder Anhänge. Grevex Mail hilft, diese Kommunikation näher an Projekte und Aufgaben zu bringen, statt sie dauerhaft in einzelnen Postfächern verschwinden zu lassen.
Wichtige Vorteile
- Persönliche Postfächer über IMAP und SMTP in Grevex anbinden.
- E-Mails lesen, schreiben und gesendete Nachrichten im Postfachkontext nutzen.
- Aus E-Mails Aufgaben erstellen und Kommunikation in Projektarbeit überführen.
E-Mail als Projektquelle
Warum wichtige Projektinformationen im Postfach stecken bleiben
E-Mail ist praktisch, aber als Projektgedächtnis schwach. Informationen sind personenbezogen, schwer auszuwerten und oft nicht mit Aufgaben verbunden.
- Informationen sind privat verteilt: Eine wichtige Zusage liegt im Postfach einer Person, aber nicht im Projekt.
- Aufgaben entstehen unstrukturiert: Aus einer Nachricht wird eine Aufgabe, aber Verantwortliche, Frist und Status werden separat gepflegt.
- Anhänge und Entscheidungen fehlen später: Bei Übergaben oder Rückfragen muss das Team alte Nachrichten durchsuchen.
Ablauf
Von E-Mail zu Projektarbeit
Grevex Mail ist für Teams gedacht, die E-Mail weiter nutzen, aber relevante Inhalte in den Projektprozess holen möchten.
- Postfach verbinden: Benutzer richten ein persönliches Postfach über IMAP und SMTP ein.
- Nachrichten bearbeiten: E-Mails können gelesen, geschrieben und im Arbeitskontext verwendet werden.
- Aufgaben ableiten: Relevante Inhalte können als Aufgabe in Grevex überführt werden, damit Status und Verantwortlichkeit klar werden.
E-Mail bleibt wichtig, aber nicht als einziges System
Kunden, Dienstleister und interne Beteiligte kommunizieren weiterhin per E-Mail. Eine Projektmanagement-Plattform muss damit umgehen können.
Grevex Mail bringt diese Kommunikation näher an den Workspace, ohne Teams zu zwingen, E-Mail vollständig aufzugeben.
IMAP und SMTP für persönliche Postfächer
Grevex unterstützt persönliche Postfächer über IMAP und SMTP. Dadurch können Benutzer ihr Postfach einrichten und Nachrichten im Grevex-Kontext verwenden.
Die konkrete Einrichtung hängt vom jeweiligen Mailanbieter und den Sicherheitsvorgaben der Organisation ab.
Aufgaben aus E-Mails erstellen
Wenn aus einer Nachricht Arbeit entsteht, sollte daraus eine klare Aufgabe mit Verantwortlichkeit, Status und Projektbezug werden.
Grevex unterstützt diesen Übergang, damit wichtige Punkte nicht nur im Posteingang liegen bleiben.
Postfach oder Projektkontext
E-Mail bleibt ein wichtiger Kanal. Entscheidend ist, was mit projektrelevanten Nachrichten passiert.
| Kriterium | Nur E-Mail | Grevex Mail |
|---|---|---|
| Verantwortung | Aufgaben stehen in Nachrichten und werden informell verteilt. | Aus Nachrichten können Aufgaben mit Verantwortlichkeit entstehen. |
| Nachvollziehbarkeit | Informationen hängen am persönlichen Postfach. | Relevante Kommunikation kann in Projektarbeit überführt werden. |
| Anhänge | Dateien bleiben in einzelnen E-Mail-Verläufen. | Dateien können mit Projektordnern und Dokumentation kombiniert werden. |
| Teamarbeit | Status muss nachgefragt werden. | Status wird über Aufgaben, Projekt und Berichte sichtbarer. |
Häufige Fragen
Was ist Grevex Mail?
Grevex Mail ist der E-Mail-Bereich in Grevex für persönliche Postfächer, Lesen und Schreiben von Nachrichten sowie projektbezogene Weiterverarbeitung.
Welche Mailprotokolle unterstützt Grevex?
Grevex arbeitet mit IMAP für das Lesen und SMTP für das Senden persönlicher Postfächer.
Kann ich aus E-Mails Aufgaben erstellen?
Ja. Grevex enthält Funktionen, um projektrelevante E-Mails in Aufgaben zu überführen.
Ersetzt Grevex mein E-Mail-Postfach?
Nein. Grevex Mail soll projektbezogene Kommunikation nutzbar machen, nicht zwingend den gesamten Mailclient ersetzen.
Weiterführende Inhalte
- OneDrive-Anbindung - Dateien aus OneDrive in Projektordner übernehmen.
- Grevex Dokumente - Projektunterlagen direkt im Workspace bearbeiten.
- Aufgaben, Kanban und Gantt - Aus Kommunikation klare Arbeitspakete und Planung machen.
- Demo anfragen - Mail-Integration und Aufgaben aus E-Mails praktisch besprechen.