Wechsel und Datenübernahme
Daten strukturiert zu Grevex übernehmen
Grevex unterstützt den Wechsel aus Excel sowie aus exportierten Daten von Trello, Jira und anderen Systemen. Damit die Übernahme belastbar bleibt, klären wir Quellen, Datenqualität, Feldzuordnung, Zielstruktur und Testimport vor dem produktiven Start gemeinsam mit Ihnen.
Wichtige Vorteile
- CSV-, XLSX-, XLS- und ODS-Tabellen lassen sich direkt mit Vorschau und Spaltenprüfung in Grevex importieren.
- Daten aus Excel, Trello, Jira und weiteren Systemen werden nach Export, Analyse, Mapping und Testimport begleitet übernommen.
- Der Wechsel wird in Startumfang, Abnahme und Nachkontrolle aufgeteilt, damit produktive Daten nicht ungeprüft migriert werden.
Echte Produktoberfläche
So sieht der Ablauf in Grevex aus
Die folgenden Ansichten stammen aus einem Grevex-Demo-Workspace und zeigen die beschriebenen Funktionen im tatsächlichen Produkt.
Transparente Abgrenzung
Nicht jede Datenquelle ist ein Ein-Klick-Import
Eine belastbare Migration beginnt mit der tatsächlichen Exportdatei und nicht mit einer pauschalen Kompatibilitätsaussage.
- Direkter Tabellenimport: CSV, XLSX, XLS und ODS werden direkt eingelesen, vorab angezeigt und als Grevex-Tabelle gespeichert.
- Begleitete Systemmigration: Exporte aus Trello, Jira oder anderen Werkzeugen werden zunächst analysiert und anschließend passend auf Grevex-Strukturen abgebildet.
- Keine erfundenen Konnektoren: Für Trello und Jira besteht derzeit kein nativer Ein-Klick-Konnektor. Die Übernahme erfolgt über Exportdateien und ein abgestimmtes Mapping.
Vorgehen
In fünf kontrollierten Schritten wechseln
Der Umfang wird vor dem produktiven Import geklärt, damit Daten nicht ungeprüft in falschen Feldern, Statuswerten oder Projektstrukturen landen.
- Quellen inventarisieren: Exportformat, Datenmenge, Projekte, Aufgaben, Benutzer, Statuswerte, Termine, Dateien und Sonderfelder werden gesammelt und priorisiert.
- Zielstruktur festlegen: Wir definieren, welche Daten in Projekte, Aufgaben, Projektordner, Zeiten, Berichte oder Tabellen übernommen werden sollen.
- Mapping und Testimport: Felder, Statuswerte, Verantwortlichkeiten und Datumswerte werden zugeordnet und mit einer begrenzten Datenmenge getestet.
- Fachliche Abnahme: Stichproben prüfen, ob Projektstruktur, Aufgaben, Verantwortliche, Termine und Statuswerte in Grevex erwartungsgemäß angekommen sind.
- Produktiv übernehmen: Erst nach Freigabe werden die vereinbarten Daten übernommen und der Workspace für den Start vorbereitet.
Migrationsumfang realistisch festlegen
Eine gute Datenübernahme beginnt mit der Frage, welche Informationen für den Arbeitsstart wirklich benötigt werden. Häufig reicht es nicht, alles ungefiltert zu importieren: alte Testdaten, abgeschlossene Altaufgaben, doppelte Benutzer oder unklare Statuswerte erhöhen später nur den Pflegeaufwand.
Für den Start wird deshalb ein klarer Umfang vereinbart. Typische Kategorien sind aktive Projekte, offene Aufgaben, relevante Verantwortliche, Termine, Prioritäten, Projektdateien, Zeiteinträge, Berichte und einzelne Referenztabellen.
Was vor dem Import geprüft wird
Vor dem Import prüfen wir die tatsächliche Exportdatei: Spaltennamen, Pflichtfelder, Datumsformate, Statuswerte, Benutzerzuordnungen, Projektbezüge, Dateianhänge und erkennbare Dubletten. Bei CSV-Dateien gehört auch das Trennzeichen zur Prüfung.
Diese Prüfung verhindert, dass Daten zwar technisch übernommen werden, fachlich aber nicht nutzbar sind. Gerade bei Trello-, Jira- oder Excel-Exporten ist die Struktur oft kundenspezifisch und muss auf Grevex-Projekte, Aufgaben und Tabellen abgebildet werden.
Mapping von Projekten, Aufgaben und Statuswerten
Projektmanagement-Daten bestehen nicht nur aus Zeilen und Spalten. Entscheidend ist, wie Listen, Boards, Tickets, Verantwortliche, Fälligkeiten und Statuswerte in Grevex zusammenhängen sollen.
Im Mapping wird festgelegt, welche Quellfelder zu Projektname, Aufgabe, Beschreibung, Verantwortlichem, Start, Ende, Priorität, Status, Projektordner oder ergänzender Tabelle werden. Unklare Werte werden vor der Übernahme dokumentiert, statt stillschweigend geraten.
Testimport und Abnahme
Der Testimport arbeitet mit einer begrenzten Datenmenge oder einem repräsentativen Projektausschnitt. Danach wird geprüft, ob die übernommenen Daten in Grevex verständlich, vollständig und für die tägliche Arbeit verwendbar sind.
Zur Abnahme gehören Stichproben in Projektübersicht, Aufgaben, Kanban Board, Gantt Chart, Projektordner, Berichten und Exporten. Erst wenn diese Prüfung passt, wird der produktive Umfang übernommen.
Verifizierte Importformate
Projektbezogene Tabellen können als CSV, XLSX, XLS oder ODS hochgeladen werden. Vor der Übernahme zeigt Grevex Arbeitsblätter, Zeilen und Spalten in einer Vorschau. Bei CSV-Dateien lässt sich das Trennzeichen automatisch erkennen oder manuell auswählen.
Im Grevex-Tabelleneditor können zusätzlich CSV- und TSV-Dateien als neues Tabellenblatt eingefügt werden. XLS- und ODS-Dateien werden beim Import in das intern bearbeitbare XLSX-Format umgewandelt.
Verifizierte Exportmöglichkeiten
Grevex-Tabellen können als XLSX, CSV, ODS oder PDF ausgegeben werden. Projektberichte stehen als PDF und Excel-Datei bereit; Zeiteinträge als CSV; Stundenzettel als DOCX oder PDF; Projektdokumentationen als Word-kompatibles Dokument; Mindmaps als PDF oder JSON und Aufgaben als ICS-Kalenderdatei.
Workspace-Administratoren können außerdem ein workspace-begrenztes ZIP-Backup einschließlich der zugehörigen Dateien erstellen und wiederherstellen. Dadurch bleibt die Datenmitnahme nicht auf einzelne Berichte beschränkt.
Vorhandene Schnittstellen und Integrationen
Im aktuellen Produkt sind die optionale Anmeldung über Google, die Abrechnung über Stripe, persönliche Postfächer über IMAP und SMTP, E-Mail-zu-Aufgabe aus EML- oder MSG-Dateien, Kalenderexport per ICS, integrierte Jitsi-Besprechungen und diagrams.net für Diagramme technisch vorhanden.
Enterprise-Einstellungen für OIDC, SAML und LDAP beziehungsweise Active Directory sind vorgesehen, müssen jedoch passend zur jeweiligen Kundenumgebung eingerichtet und geprüft werden. Sie sind kein automatisch aktiver Standardkonnektor.
Unterstützung bei der Einrichtung
Grevex begleitet die Datenübernahme und die Einrichtung des Ziel-Workspaces. Dazu gehören die Abstimmung der Zielstruktur, ein Testimport, die Prüfung der Ergebnisse sowie die Vorbereitung von Rollen, Berechtigungen und ersten Projektabläufen.
Welche Daten übernommen werden können, hängt von Qualität, Vollständigkeit und Exportmöglichkeiten des Quellsystems ab. Der konkrete Umfang wird deshalb vor Beginn transparent vereinbart.
Import und Export im Überblick
Die Übersicht trennt direkte Produktfunktionen von einer individuell begleiteten Datenmigration.
| Kriterium | In Grevex übernehmen | Aus Grevex ausgeben |
|---|---|---|
| Tabellen | CSV, XLSX, XLS und ODS; CSV oder TSV zusätzlich als neues Tabellenblatt. | XLSX, CSV, ODS und PDF. |
| Andere PM-Systeme | Trello-, Jira- und weitere Exporte nach Analyse, Feldzuordnung und Testimport. | Kein proprietärer Zwang: Berichte, Fachdokumente und Workspace-Backups stehen für die Mitnahme bereit. |
| Mapping und Abnahme | Feldzuordnung, Statuswerte, Verantwortliche und Termine werden vor dem produktiven Import fachlich geprüft. | Exportierte Ergebnisse können nach der Übernahme für Stichproben, Archiv und externe Prüfung genutzt werden. |
| Zeiten und Berichte | Übernahme nach Prüfung des gelieferten Formats und vereinbarten Datenmodells. | Zeiteinträge als CSV, Stundenzettel als DOCX/PDF sowie Berichte als PDF/Excel. |
| Dokumente und Planung | Projektdateien und unterstützte Office-Formate können im Projekt abgelegt beziehungsweise bearbeitet werden. | Dokumente in ihren unterstützten Formaten, Projektdokumentation Word-kompatibel, Mindmaps PDF/JSON und Aufgaben ICS. |
| Workspace | Grevex Workspace-Backups können kontrolliert zusammengeführt oder wiederhergestellt werden. | Workspace-begrenztes ZIP-Backup mit Datensätzen und Dateien. |
Häufige Fragen
Wie starte ich eine Datenübernahme zu Grevex?
Am sinnvollsten ist eine Anfrage mit Quellsystem, Beispiel-Export, gewünschtem Zielumfang und einem Hinweis, welche Daten für den Arbeitsstart wirklich benötigt werden.
Gibt es einen direkten Trello- oder Jira-Konnektor?
Derzeit nicht als Ein-Klick-Standardintegration. Grevex kann exportierte Daten aus Trello, Jira und anderen Systemen nach Analyse und Feldzuordnung begleitet übernehmen.
Welche Tabellenformate kann ich selbst importieren?
Direkt unterstützt werden CSV, XLSX, XLS und ODS. Im Tabelleneditor kann außerdem CSV oder TSV als neues Tabellenblatt importiert werden.
Welche Daten lassen sich aus Grevex exportieren?
Je nach Bereich stehen CSV, XLSX, ODS, PDF, DOCX beziehungsweise Word-kompatible Dokumente, JSON, ICS sowie workspace-begrenzte ZIP-Backups bereit.
Hilft Grevex bei der Einrichtung?
Ja. Grevex unterstützt bei Zielstruktur, Datenzuordnung, Testimport, Kontrolle und Vorbereitung des Workspaces.
Muss alles auf einmal übernommen werden?
Nein. Oft ist ein begrenzter Startumfang sinnvoller: aktive Projekte, offene Aufgaben, relevante Benutzer, aktuelle Termine und die wichtigsten Referenztabellen. Historische Daten können getrennt bewertet werden.
Kann jede Quelldatei vollständig übernommen werden?
Das hängt vom Exportformat und der Datenqualität des Quellsystems ab. Deshalb wird der konkrete Umfang vor dem Import anhand einer Beispieldatei geprüft.
Weiterführende Inhalte
- Datenübernahme anfragen - Quellsystem, Exportformat und gewünschten Zielumfang direkt mit Grevex abstimmen.
- Dokumentation - Workspace, Projekte, Aufgaben, Dokumentation und Auswertung Schritt für Schritt kennenlernen.
- Trust Center - Hosting, Zugriffsschutz, Backups, Export und Datenlöschung prüfen.
- Projektmanagement statt Excel - Erfahren, wann der Wechsel aus Tabellen in einen gemeinsamen Projektprozess sinnvoll wird.